Erkenningsregeling

Door het College van Deskundigen is in 2013 een concept voor de Erkenningsregeling opgesteld. Dit concept is door de leden van VESA omarmd en geconcretiseerd voor wat betreft de controleerbaarheid van de naleving. De definitieve Erkenningsregeling is tijdens de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Leden van de VMS zijn objectief, transparant, onafhankelijk en toetsbaar. Zij volgen de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en de gedragscode van schoonmaakmakelaars. Met hun handelswijze geven zij op voorbeeldige wijze invulling aan goed makelaarschap.

De aanwezigheid van het geldig bedrijfscertificaat VMS is een, na toetsing gecreëerde, waarborg dat de leden aantoonbaar aan de scope voldoen.

Normen:

1. Kennis, Aantoonbaar vakmanschap

Binnen het makelaarskantoor dient een actueel kennis- en ervaringsprofiel op het gebied van organisatie, uitvoering, controle en begeleiding van schoonmaakdiensten aanwezig te zijn. Ten aanzien van dossiercontrole is de aanwezigheid van minimaal 1 persoonlijk gecertificeerde schoonmaakmakelaar in dienst bij het makelaarskantoor en heeft een vermelding in register EMCAS (gecertificeerd makelaar). De gecertificeerde schoonmaakmakelaar dient jaarlijks het benodigde aantal studiepunten te behalen. EMCAS administreert deze punten en stelt de persoon in kwestie hiervan op de hoogte.

Effect: inzetten vakbekwame medewerkers en handhaving deskundigheid.

2. Opleidingsbeleid

Binnen het makelaarskantoor dient een document 'opleidingsbeleid' en een actueel opleidingsplan aanwezig te zijn dat leidt tot borging van kennis. Het opleidingsplan dient jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd te worden.

Effect: Waarde toevoegen aan proces van contractvorming.

3. Handelen naar Code Verantwoordelijk Marktgedrag (CVM)

Het makelaarskantoor heeft de Code zoals beschreven in de borgtekst ondertekend en de zelfverklaring is aanwezig binnen het bedrijf.

Effect: Verantwoordelijk marktgedrag.

4. Niet aannemen onrealistische eisen van opdrachtgevers jegens inschrijvers en melden van aanbieding van opdrachtnemer die conflicteert met CVM

Alle activiteiten in strijd met de Code dienen gemeld te worden bij het bestuur van de VMS. Tevens zullen de dossierstukken hieromtrent aangeleverd worden bij het bestuur van de VMS.

Effect: Verantwoordelijk marktgedrag.

5. Geen relatie tussen prijs en inkoopresultaat

Binnen het makelaarskantoor dient de offerte van de makelaar evenals het bestek van het schoonmaakbedrijf inzake de onderhavige opdracht(gever) aanwezig te zijn.

Effect: Provisies, no cure no pay e.d. zijn niet toegestaan.

6. Hanteren kwaliteitscontrolesystemen

Het kwaliteitssysteem dat gehanteerd wordt is transparant, toetsbaar en reproduceerbaar (berekening resultaten), gebaseerd op een aselecte statistisch onderbouwde steekproef om een betrouwbare uitspraak te kunnen doen over de kwaliteit.

Effect: Consistente betrouwbare beoordeling.

7. Hanteren transparante calculatiemodellen ten behoeve van aanbestedingen

Binnen het makelaarskantoor dient een (ook voor opdrachtgevers) inzichtelijk calculatiesysteem aanwezig te zijn én gebruikt te worden. Dit systeem dient gebaseerd te zijn op uitvoerbare arbeidsnormen en moet leiden tot reproduceerbare uitkomsten.

Effect: Onderbouwde normering.

8 . Opdracht voldoet aan minimale criteria opdrachtaanvaarding

De schriftelijke opdrachtbevestiging dient aanwezig te zijn. Hierin zijn zowel het doel van de opdracht, de werkwijze van de makelaar en de wederzijdse verplichtingen kenbaar gemaakt.

Effect: Honorarium verantwoording.

9. Opdracht voldoet aan 4-ogen principe

In het bestek is opgenomen dat offertes van leveranciers door opdrachtgever en adviseur gezamenlijk geopend worden. (4-ogen principe) Er is een proces-verbaal inclusief tijdregistratie aanwezig.

Effect: Transparante verantwoording naar marktpartijen.

10. Verdienmodel

Uit gedocumenteerde informatie blijkt onderbouwing van de aanneemsom zoals in te zetten uren x tarief, plus eventueel bijkomende kosten. De intermediair werkt voor slechts één opdrachtgever per project en verdient niet dubbel aan een overeenkomst. Het makelaarskantoor heeft geen belang bij het resultaat van de aanbesteding die hij begeleidt.

Effect: Transparante verantwoording naar marktpartijen.

Provisies, no cure no pay e.d. zijn niet toegestaan.

11. Niet gelieerd aan schoonmaakbedrijf

Binnen het makelaarskantoor dient een actueel uittreksel KvK betreffende de eigen organisatie en de eventueel verbonden overige rechtspersonen aanwezig te zijn.

Effect: Transparantie naar markt.

Geen sprake belangenverstrengeling.

12. Aanwezigheid klachtenprocedure

Er is een procedure klachtenafhandeling alsmede een actueel klachtenoverzicht aanwezig binnen de organisatie.

Effect: Aanspreekbaar / correcte klachtenafhandeling.

13. Vertrouwelijke behandeling van informatie

Het bedrijf heeft een actueel protocol inzake veilige opslag van (digitale en schriftelijke) informatie. Verder dient er van alle (of vanwege) de organisatie, werkzame medewerkers bij het makelaarskantoor een ondertekende geheimhoudingsverklaringen aanwezig te zijn.

Effect: Vertrouwen en veiligheid creëren.

14. Voorkomen imagoschade

Het makelaarskantoor heeft een vastgelegd integriteitsbeleid met daarin o.a. de volgende uitingen: geen afgedwongen reciprociteit, voorkomen afhankelijkheidsrelatie, aantonen geen belang bij uitkomst, etc. Voetnoot: Standaard VMS verklaring en of Handreiking verantwoord Inkopen NEVI.

Effect: Integer handelen. Vertrouwen creëren in markt.

15. Geen koppelverkoop

Het makelaarskantoor draagt zorg voor de aanwezigheid van de offerte. Zo zal bij samengestelde opdrachten waaruit blijkt dat een offerte/prijs is aangeboden die zodanig is dat elk van de opdrachten ook uitgevoerd kan worden als een ander deel van de opdracht niet gegund wordt. Werkzaamheden voor overige activiteiten zijn zodanig opgenomen in 'Aanbestedingsdocumenten' dat deze door opdrachtgever gegund kunnen worden aan derden. In een contract mag niet opgenomen zijn dat opdrachtgever en/of opdrachtnemer verplicht is om diensten af te nemen van de op dat moment gecontracteerde intermediair.

Effect: Opdrachtgever kan vervolgopdrachten gunnen aan derden.

16. Geen giften aannemen

Het is niet toegestaan het zaken doen door giften en (persoonlijke) gunsten te laten beïnvloeden. Hieronder wordt verstaan: elk goed dat of elke dienst die wordt gegeven of ontvangen met het oogmerk het zakelijk handelen oneigenlijk te beïnvloeden. Dossiercontrole.

Effect: Er mag geen beloning in welke vorm dan ook van anderen dan opdrachtgever worden aangenomen

17 Beschikbaarheid gegevens

Alle data die in een opdracht is opgenomen cq. gecreëerd, is eigendom van de opdrachtgever en wordt in een toegankelijk systeem overgedragen

Effect: transparante en toetsbare handelswijze